As vantagens de equipes pequenas e como gerenciá-las

Artigo do Blog do ToDoist por Emily Tope

Talvez você tenha ouvido falar da famosa “regra das duas pizzas” de Jeff Bezos, CEO da Amazon: se duas pizzas não forem suficientes para alimentar uma equipe, então a equipe é muito grande.

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Quer você trabalhe em uma startup ou em uma multinacional, é tentador achar que agregar mais pessoas será a solução para todos os seus problemas. Afinal, quanto mais gente envolvida em um projeto, mais rápido ele será completado. Certo?

Calma. Não comece a recrutar ainda…

Há cada vez mais estudos mostrando que adicionar membros pode acabar prejudicando o desempenho geral da equipe. Na verdade, há um certo consenso de que equipes de 5 a 8 pessoas são ideais para maximizar o potencial dos funcionários, levando a melhores níveis de participação e produtividade.

Esta regra não serve apenas para tamanhos de equipes, mas também como uma diretriz para maximizar a produtividade em reuniões e fortalecer as relações entre gestor e funcionários.

Por que exatamente as pequenas equipes são tão mais eficientes? Que técnicas práticas podem ser usadas para capturar os benefícios da abordagem “menos é mais” no trabalho em equipe? A seguir veremos o que as pesquisas têm a dizer.

Por que o tamanho (da equipe) importa

Considerando os benefícios de equipes com 5-8 pessoas, a lógica é que quanto menos gente trabalhando junto, menos burocracia para atrapalhar. Em termos mais simples, menos peças, mais eficiência.

Esta é a lista de benefícios das “equipes de duas pizzas”:

a) Maior engajamento

Em seu artigo Por que equipes menores são melhores que maiores, escrito para a Forbes, Jacob Morgan afirma que funcionários ficam mais engajados e satisfeitos no trabalho quando – isso mesmo que você está pensando – trabalham em equipes menores!

Equipes pequenas previnem a sensação de que contribuições individuais possuem menos valor, devido a quantidade de gente compartilhando a mesma tarefa. Esta ideia normalmente é resumida como “o esforço individual diminui à medida que o tamanho da equipe aumenta”, mas talvez seja mais sábio pensar no inverso: que os esforços individuais aumentam à medida que o tamanho da equipe diminui.

Tomemos como exemplo os resultados do relatório de 2013 da Gallup, O estado do ambiente de trabalho americano: empresas com menos de 10 funcionários registraram níveis de engajamento de 42%, enquanto o engajamento médio para empresas maiores foi menor que 30%.

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O mesmo vale para tamanhos de equipes dentro de grandes empresas. Equipes com “5 a 9 membros possuem um engajamento maior em comparação com equipes de 10 ou mais indivíduos”.

Só os benefícios de um engajamento maior já são de cair o queixo. O mesmo relatório da Gallup concluiu que funcionários que se importam com seus resultados conseguem desempenhos melhores em avaliações de clientes, rentabilidade e produtividade, além de menos incidentes de segurança e menores níveis de abstenção.

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b) Comunicação mais eficiente

Não deveria ser surpresa de que é mais fácil manter contato com um grupo menor de pessoas do que com um maior (imagine acompanhar as publicações de toda a sua turma da faculdade no Facebook, ao invés de apenas as dos amigos próximos). Em equipes menores, você não só tem menos gente para se relacionar, mas também tem mais noção das responsabilidades de cada um e da importância do seu próprio trabalho.

Esta é a ideia da “gestão de relações”, um conceito apresentado pelo professor de psicologia de Harvard J. Richard Hackman. Ele explica: “conforme uma equipe aumenta, o número de relações que precisam ser gerenciadas entre os membros também aumenta – e a uma taxa crescente, quase exponencial. É gerenciar estas relações entre os membros que traz problemas às equipes. Minha regra de ouro é menos de 10 pessoas.”

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Em outras palavras, quanto maior a equipe, mais difícil fica a comunicação entre os membros e a verificação dos progressos uns dos dos outros; e mais confuso e caótico o projeto pode se tornar. Talvez por isso Hackman afirme que “Equipes grandes normalmente só acabam desperdiçando o tempo de todo mundo.”

c) Mais inovação (e reuniões mais produtivas!)

Assim como equipes pequenas tornam a comunicação melhor, elas também previnem o chamado pensamento coletivo. A falha em analisar ideias criticamente, como um artigo artigo da Fast Company resume, “é mais provável que aconteça com equipes grandes e centralizadas.” Em contraste, funcionários em equipes menores são mais propensos a expor suas opiniões, criticar as dos outros e por fim tomar decisões melhores, mais bem pensadas.

Quando equipes se tornam muito grandes, ou quando pequenas equipes dependem de trocas com outras equipes, a independência dos membros e a inovação são prejudicadas. Como Neil Christie escreveu, “há um benefício coletivo em se limitar a tomada disfuncional de decisões e aumentar o discernimento sobre como e onde a comunicação é necessária.”

Para atacar este problema, tente agendar reuniões menores (novamente, 5-8 parece ser o número ideal), apenas com as pessoas necessárias. Participantes em reuniões menores são menos propensos a seguir os outros. Pelo contrário, eles ficam mais abertos a expor suas próprias ideias e mais propensos a se sentirem engajados e incluídos no processo.

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d) Rede de suporte mais forte

A psicóloga e professora de gestão Jennifer Mueller criou o termo “perda relacional” no seu estudo Porque indivíduos em equipes maiores têm desempenhos piores. A perda relacional acontece quando “um empregado percebe que conforme o tamanho da equipe aumenta, o suporte disponível fica mais escasso.”

Esta perda percebida de suporte não vem somente de membros da equipe, mas também dos líderes, que são responsáveis por avaliar e/ou orientar muita gente. Resumindo, quanto maior o grupo, menos atenção individual pode ser dada.

Por outro lado, equipes menores, propiciando um apoio maior, podem “mitigar experiências estressantes e promover o desempenho.”

e) E muito mais…

Equipes menores são mais fáceis de controlar e têm mais autonomia e flexibilidade, tanto em termos de mudanças agendadas quanto espontâneas. Elas “incentivam mais confiança entre os membros e menos medo de falhar.”

Elas também tendem a ter desempenhos melhores que equipes maiores.

Os pesquisadores Staats, Milkman e Fox conduziram um estudo em que equipes de dois e de quatro foram solicitadas a montar uma estrutura de Lego. Os resultados? A equipe de dois completou a estrutura de Lego em 36% a menos de tempo, ainda que a equipe de quatro pessoas estivesse duas vezes mais otimista com a possibilidade de se sair melhor que a equipe de dois. Como Neil Christie aponta, “equipes maiores destilam confiança demais e desempenho de menos.”

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Dicas valiosas para gestores de equipes pequenas

Você dividiu suas equipes em grupos de 5-8. Agora você pode só relaxar e ver a produtividade disparar, correto?

Errado.

O mesmo relatório da Gallup concluiu que níveis mais altos de engajamento foram encontrados em equipes de 10 ou menos cujos “gestores continuaram a ser a influência mais poderosa nos níveis de engajamento dos funcionários.”

E vendo como “gestores com equipes maiores enfrentam grandes desafios na hora de engajar seus funcionários,” é melhor para todos que as equipes sejam menores.

Johanna Rothman, do grupo de consultoria Rothman, escreveu que até gestores experientes não deveriam ser responsáveis por mais de 9 empregados. Mais do que isso, ela afirma, e você está prejudicando sua habilidade de criar relações significativas com os membros da sua equipe.

O que ela recomenda para gestores de equipes pequenas?

Uma vez a cada uma ou duas semanas, agende reuniões individuais com cada membro da equipe. Isso serve para construir uma relação de confiança e para orientar os que precisam.

Agende reuniões semanais de prática. A maioria das pessoas quer aprender, então elas gostarão de reuniões onde o principal objetivo é desenvolver habilidades, sejam elas técnicas, de gerenciamento de projetos ou de outras áreas que apelem para os interesses dos funcionários. Gestores, funcionários e convidados: todos têm algo a ensinar.

Ofereça às pessoas caminhos para a informação, especialmente se você não consegue resolver o problema delas sozinho. Rothman reuniu relatórios de projetos de cada membro da equipe e enviou essa informação agregada para todo o grupo. Se tivessem interesse, funcionários trabalhando em diferentes projetos podiam compartilhar mais detalhes, mas ao menos eles não precisavam gastar tempo em reuniões de atualização. Falando nisso…

Certifique-se de que “as pessoas certas são convidadas para as reuniões certas.” Não há sentido em desperdiçar o tempo dos outros, inclusive o seu. Se alguém se beneficiaria de ir a uma reunião, convide a pessoa. Se não, deixe que ela gaste seu tempo de uma forma mais produtiva.

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Lembre que mesmo sendo o chefe, você não pode ser a única fonte de conhecimento, e sua responsabilidade máxima é “criar um ambiente em que todos possam fazer seus melhores trabalhos.”

Dito isso, empresas existem de todos os tamanhos e formas, então por que não falamos do caso onde…

Minha empresa não consegue funcionar em equipes de 5-8, posso tirar proveito destas ideias?

A resposta curta é sim! Dando continuidade ao seu artigo da Forbes, Jacob Morgan explicou táticas que as empresas podem usar para permanecerem produtivas e engajadas, mesmo que suas equipes não sejam “tamanho duas pizzas”.

Invista em tecnologias colaborativas – deixe eu recomendar uma em particular

Redes sociais internas mantém os funcionários conectados, incentivam um ambiente de trabalho flexível e valorizam contribuições individuais, tudo isso tornando os funcionários mais engajados e dando aos empregadores insights de como suas equipes funcionam melhor.

Busque objetivos visíveis: “Na Morningstar Farms… funcionários criam declarações públicas de como cada um vai ajudar a organização, incluindo indicadores de desempenho. É assim que os empregados supervisionam os trabalhos uns dos outros em vários projetos, já que possuem uma visão completa dos indicadores, objetivos e metas de cada um.” Além disso, funcionários não podem se esconder atrás de problemas ou desperdiçar tempo em conjunto.

Dê autonomia monitorando resultados ao invés de horas: essa é fácil – não microgerencie. Como Morgan escreve, “o papel dos gestores é simplesmente ajudar os funcionários a entender onde a empresa precisa ir, mas como a empresa chegará lá é responsabilidade dos funcionários.”

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Desafie práticas gerenciais ultrapassadas: “A melhor coisa que as empresas podem fazer para continuar aumentando engajamento e produtividade é avaliar e testar premissas acerca de como o trabalho está sendo executado.” Isto pode ser feito em forma de verificações regulares ao invés de avaliações anuais (Adobe), dissolver cargos gerenciais e tornar todos os funcionários líderes (Whirlpool), ou mesmo alocar orçamento para funcionários levarem “uma pessoa interessante” para tomar um café (LinkedIn). A equipe de Doist recebe um bônus de $50/mês para gastar com educação. A questão é: desafiando convenções, você pode encontrar novas maneiras de promover produtividade e engajamento.

Aumentar (ou melhor, diminuir) equipes pequenas

Com maior engajamento, inovação e produtividade, as vantagens de reduzir as equipes da sua empresa devem estar claras. Testando algumas das técnicas de gerenciamento acima, você pode tornar sua vida e as dos seus funcionários muito menos estressantes.

Você quer funcionários (e gestores) em quem possa confiar, então por que não maximizar o potencial deles para fazer isso?

Em última instância, é claro, tudo depende do que funciona melhor para a sua empresa. Quantas pessoas você precisa trabalhando em um único projeto? Com quem elas precisam se comunicar? Quanta autonomia devem ter?

Dependendo de quão feliz você está com a produtividade da empresa, pode valer a pena fazer algumas mudanças. Considere começar com equipes menores, reuniões menores ou ter gestores responsáveis por equipes reduzidas.

Sugiro que você compre duas pizzas, convide de 5 a 8 pessoas e deixe as ideias fluírem.

Sobre a autora: Emily Tope é escritora, editora e videógrafa em La Crosse, Wisconsin, Estados Unidos.

23 estatísticas que fazem você acreditar no Email Marketing

23 estatísticas que vi em uma pesquisa envolvendo o Hubspot, Exact Target, Convince and Convert, Cultura Colaborativa/SocialBase, McKinsey, Email Stat Center e Radicati.

Abaixo estão 23 estatísticas que vi em uma pesquisa envolvendo o Hubspot, Exact Target, Convince and Convert, Cultura Colaborativa/SocialBase, McKinsey, Email Stat Center e Radicati. São eles:

1. 80,8% dos usuários que participaram de uma pesquisa do Hubspot leem e-mails em dispositivos móveis;
2. 12% das pessoas entrevistadas têm caixas de entrada separadas para trabalho e assuntos pessoais;
3. 50% dos entrevistados afirmam ler a maioria dos seus e-mails;
4. A palavra que mais faz os destinatários abrir as mensagens é “secreto”;
5. A taxa de abertura dos e-mails aumenta quando o nome do destinatário aparece no título do e-mail;
6. 65% dos entrevistados preferem peças ricas em imagens;
7. O horário em que os e-mails têm mais chances de ser abertos é às 6 da manhã;
8. A pesquisa do Hubspot revelou que “clique aqui” é mais efetivo do que termos como “vá” e “inscreva-se”;
9. As pessoas que se inscreveram mais recentemente em sua base de contatos têm mais chances de abrir as mensagens;
10. Sábado é o dia em que mais se abre e-mails;
11. 68% dos marqueteiros acreditam que o e-mail é extremamente importante para os negócios;
12. 47% dos profissionais da área acham que a ferramenta aumenta as vendas;
13. 98% dos marqueteiros planejavam aumentar o investimento em e-mail marketing em 2014;
14. Apenas 3% dos profissionais de marketing não usam e não têm planos de incluir os e-mails em suas estratégias;
15. 42% acreditam que a prática de e-mail marketing impacta indiretamente nas vendas;
16. O e-mail marketing tende a aumentar em 138% as vendas;
17. 44% dos americanos fizeram pelo menos uma compra depois de receber um e-mail promocional;
18. 52% dos brasileiros passam, pelo menos uma hora do dia, lendo e-mails;
19. 58% deles acessam a caixa de entrada assim que recebem uma nova notificação;
20. E-mails são 40 vezes mais eficientes para adquirir novos clientes do que o Facebook e o Twitter juntos;
21. O e-mail converte três vezes mais do que as redes sociais;
22. Nos Estados Unidos, os consumidores  interagem por e-mail com cerca de 11 marcas por dia;
23. Até o fim de 2017, existirão 4,8 bilhões de contas de e-mail no mundo.

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59% das microempresas não possuem uma página na web

Fiquei muito impressionado com a pesquisa realizada pela GoDaddy para conhecer como os microempresários estavam usando a internet como apoio.

Foi revelado que 59% dos participantes disseram que não possuem seu próprio site.

“Enquanto temos certeza de que todos estão online, a realidade é que para muitos pequenos negócios isso simplesmente não é verdade”, comentou Blake Irving (TBD), CEO da GoDaddy. “O que fica claro é que esses micro negócios estão percebendo que se eles não se engajarem online por completo, eles estarão em desvantagem competitiva”.

A pesquisa teve um público de 4.000 micro empresários, onde as empresas tinham 5 funcionários ou menos. São exatamente estes empresários que precisam de ferramenta de baixo custo, como a internet, para aumentar a capilaridade de seus negócios. A estatística por ser global compõe a amostragem nos países Austrália, Brasil, Canadá, Índia, México, Turquia, Reino Unido e Estados Unidos.

Outra revelação de miopia destes microempresários é que 35% dos deles disseram que acreditam que suas empresas são pequenas demais para ter uma página na web. Mas, ao mesmo tempo, muitos microempresários afirmaram que entendem que estão em desvantagem competitiva por não ter seu próprio site.

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Abaixo as principais estatísticas da pesquisa:

  • 55% afirmou que tem a intenção de criar seu próprio site nos próximos dois anos;
  • 48% acredita que seus negócios crescerão 25% ou mais nos próximos 3 a 5 anos;
  • 81% afirmou que espera crescimento de 10% ou mais. Não são expectativas irreais – dos que já possuem website, 59% afirmou que seu negócio cresceu uma vez que construíram seu site;
  • 48% disse que tem a intenção de vender seus produtos em seus sites (e-commerce), dentro de um ano de lançamento da página;
  • 52% afirma que a criação de um site irá expandir sua base de clientes localmente, enquanto um em dez acredita que irá expandir a base de clientes nacional e internacionalmente;
  • 84% acredita que é importante que seus novos sites sejam compatíveis para o formato mobile.

Enfim, 59% de microempresários que precisam de ferramentas e estão mal assessorados.

Importante escolher uma empresa séria para te apoiar no crescimento de suas metas.

Leia: 10 Dicas para contratar uma Agência Digital

A sua marca está em uma rede de 1 Bilhão de pessoas?

Você gostaria de inserir sua marca, produto ou serviço, em um local onde 1 bilhão de pessoas poderia ter contato?

face1biVocê gostaria de inserir sua marca, produto ou serviço, em um local onde 1 bilhão de pessoas poderia ter contato?

Pois é! O Facebook atingiu 1 bilhão de usuários conectados em um dia na última segunda-feira, 24/Agosto.

Ou seja, uma em cada sete pessoas no planeta acessou o Facebook para se conectar com alguém em um período de 24 horas. Isso é fantástico!

No mês de Julho o Facebook já havia revelado que tinham atingido a marca de 1,49 bilhões de usuários ativos mensalmente. O que representa um crescimento de 13% comparando com 2014.

Quando você erra na crise?

Normalmente a consultoria e assessoria de marketing e publicidade, juntamente com a propaganda, são uma das primeiras escolhas de corte por gestores em período de contenção. E este é um erro crítico de estratégia.

Normalmente a consultoria e assessoria de marketing e publicidade, juntamente com a propaganda, são uma das primeiras escolhas de corte por gestores em período de contenção. E este é um erro crítico de estratégia.

Usando o raciocínio lógico, este tipo de decisão, é o que faz seu concorrente tomar a dianteira ou se distanciar de você no mercado.

Enquanto você some do campo de escolha dos seus clientes, seus concorrentes têm a oportunidade de abordá-los de forma mais tranquila e eficiente. Isso porque neste cenário ele tem tempo para convencer seu cliente por ter menos concorrentes brigando por ele. E é neste momento que ele, geralmente, fideliza.

Para as empresas que fazem da crise uma oportunidade de conquistar mais resultados se tornam bem mais fortes e sólidas após esse período de desafio. O alerta fica na hora de contratar uma agência ou consultor, porque são nestes momentos que “os vendedores de fumaça” aparecem. E são estes oportunistas que fazem da publicidade, e do marketing, ser intangíveis.

> 10 Dicas para contratar uma agência de publicidade

Ontem li um texto muito bom sobre esse tema escrito pelo Haendel Dantas que é o criador do Portal Comunicadores. Vale a leitura. Segue o link: http://t4r.la/W50P6T

=)

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